POLITYKA PRYWATNOŚCI

W związku z prowadzeniem serwisu internetowego www.profill.com.pl oraz wykonywaną działalnością Pro.fill spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. – jako administrator – zbiera i przetwarza dane osobowe. Poniższa Polityka prywatności opisuje zasady oraz cele przetwarzania danych osobowych przez spółkę Pro.fill.

§ 1. Definicje

  1. Poniższe pojęcia, użyte w niniejszej polityce, mają następujące znaczenie:
    1. Pro.fill lub Administrator – Pro.fill spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. z adresem siedziby: ul. Gromadzka 66, 30-719 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000319345, NIP: 6792995414;
    2. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej (np. imię i nazwisko, adres e-mail, IP urządzenia, niektóre informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz podobnych technologii);
    3. Polityka – niniejsza Polityka prywatności;
    4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
    5. Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Pro.fill pod adresem: www.profill.com.pl;
    6. Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z aplikacji „Prześlij plik” przeznaczonej do przesyłania plików, zapewnionej i administrowanej przez Pro.fill.

§ 2. Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z Serwisu i działalnością Pro.fill

  1. W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu, Pro.fill – jako Administrator– zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych usług dostępnych w Serwisie, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez Użytkownika.
    Część danych osobowych jest przetwarzana w związku z korzystaniem z Serwisu, a pozostała część jest pozyskiwana w związku z korzystaniem z formularzy elektronicznych (np. formularza kontaktowego) oraz z aplikacji „Prześlij plik”.
  2. [Korzystanie z Serwisu]

  3. Kiedy Użytkownik odwiedza Serwis, Administrator przetwarza jego dane osobowe. Są to przede wszystkim dane gromadzone za pośrednictwem plików cookies lub innych podobnych technologii (jeśli przeglądarka Użytkownika akceptuje takie pliki i technologie), w tym adres IP lub inne, podobne identyfikatory.
    Dane osobowe Użytkowników (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies lub innych podobnych technologii) są przetwarzane przez Pro.fill:
    1. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
    2. w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
    3. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi (np. jeśli Użytkownik w ramach korzystania z Serwisu dopuści się działań bezprawnych) – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie jego praw i obronie przed roszczeniami.
  4. Aktywność Użytkownika w Serwisie (w tym jego dane osobowe, takie jak adres IP) jest ponadto rejestrowana w logach systemowych, czyli w specjalnych plikach służących do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach dotyczących systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora. Logi systemowe obejmują m.in.:
    1. czas zdarzenia,
    2. rodzaj zdarzenia i jego identyfikator,
    3. adres IP Użytkownika,
    4. nazwę stacji Użytkownika (identyfikacja realizowana przez protokół HTTP),
    5. adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez Użytkownika, jeżeli przekierowanie do Serwisu nastąpiło przez odnośnik,
    6. informacje o przeglądarce Użytkownika,
    7. strony Serwisu, które były odwiedzane przez Użytkownika i przeglądane zasoby Serwisu,
    8. czas nadejścia zapytania na serwer i wysłania odpowiedzi,
    9. informacje o błędach, jakie nastąpiły przy przeglądaniu Serwisu.
  5. Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych z usprawnieniem świadczenia usług w ramach Serwisu. Administrator przetwarza te dane również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych. Podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu oraz na tworzeniu ogólnych analiz i statystyk służących ulepszaniu Serwisu.
  6. [Przetwarzanie danych podawanych w formularzach kontaktowych]

  7. Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznego formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie w zakładce „Kontakt”. Skorzystanie z formularza wymaga podania danych osobowych niezbędnych do skontaktowania się z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na jego zapytanie. Wysłanie zapytania nie jest możliwe bez podania:
    1. imienia i nazwiska Użytkownika zgłaszającego chęć kontaktu,
    2. nazwy firmy, którą reprezentuje Użytkownik,
    3. adresu e-mail.
  8. Powyższe dane są niezbędne do przyjęcia i obsługi zapytania oraz umożliwiają Administratorowi kontakt z osobą zgłaszającą taką chęć. Dane podawane są dobrowolnie, ale wysłanie zapytania bez podania tych danych nie jest możliwe. Użytkownik z własnej inicjatywy i dobrowolnie może podać także inne niż niezbędne dane osobowe w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania.
  9. Administrator przetwarza dane osobowe podawane w formularzu kontaktowym:
    1. w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz kontaktowy – podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na udzieleniu odpowiedzi i obsłudze zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    2. w celu przygotowania i przesłania oferty i nawiązania oraz utrzymywania relacji biznesowych – w sytuacji, kiedy zapytanie dotyczy nawiązania relacji biznesowej lub przesłania oferty – wówczas podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na podejmowaniu działań zmierzających do zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    3. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu statystyk zapytań zgłaszanych przez Użytkowników za pośrednictwem Serwisu w celu doskonalenia jego funkcjonalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  10. [Przetwarzanie danych w związku z realizacją umów]

  11. Przetwarzanie danych osobowych przez Pro.fill następuje również w związku zawarciem i realizacją umów z klientami i dostawcami. Są to w szczególności dane osób, które zawarły umowę z Pro.fill (w przypadku gdy kontrahent jest osobą fizyczną, np. przedsiębiorcą jednoosobowym), jak również dane osób reprezentujących podmioty, które zawarły umowę z Pro.fill oraz dane koordynatorów lub innych osób upoważnionych do kontaktu z Pro.fill.
    W niektórych przypadkach dane osobowe nie są podawane Pro.fill przez osobę, której te dane dotyczą, lecz są podawane przez kontrahenta Pro.fill. Dotyczy to przede wszystkim danych tzw. osób kontaktowych, koordynatorów czy niektórych pracowników kontrahenta, którzy uczestniczą w realizacji umowy.
    Aby zawrzeć i realizować umowę z Pro.fill, podanie niektórych danych osobowych jest niezbędne i jest obowiązkiem umownym (np. dane firmowe, dane reprezentantów). Niepodanie takich danych skutkuje brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy. Podanie danych osobowych jest ponadto w niektórych przypadkach obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa (np. wystawienie faktury osobie fizycznej).
    Dane osobowe są przetwarzane:
    1. W celu zawarcia i realizacji umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w takim wypadku niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W odniesieniu do danych podawanych fakultatywnie przez osobę, której dane dotyczą, podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
    2. W celu zawarcia i realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, nie jest stroną tej umowy (np. członkowie zarządu, wspólnicy, prokurenci, pełnomocnicy, koordynatorzy, osoby kontaktowe). Podstawą prawną przetwarzania jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Pro.fill (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem jest identyfikacja osób działających w imieniu lub na rzecz kontrahenta oraz zawarcie i realizacja umowy z kontrahentem.
    3. W celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Pro.fill, wynikających w szczególności z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości, jak również w celu potwierdzenia zdarzeń rodzących konsekwencje podatkowe (dokumentacja dla celów podatkowych). Podstawą prawną przetwarzania jest w takim wypadku wykonanie obowiązku ustawowego ciążącego na Pro.fill (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a w przypadku gdy przechowywanie określonej dokumentacji nie wynika z przepisów prawa podatkowego, lecz z przyjętej praktyki podatkowej – prawnie uzasadniony interes Pro.fill (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na wykazaniu prawidłowości rozliczeń (np. kosztów podatkowych) w relacjach z administracją skarbową.
    4. W celu ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi – w tym również po zakończeniu współpracy z danym kontrahentem. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Pro.fill (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie jej praw.
  12. [Przetwarzanie danych w związku z realizacją programów lojalnościowych i innych akcji promocyjnych]

  13. Pro.fill na zlecenie swoich klientów kompleksowo obsługuje – jako koordynator – programy lojalnościowe i inne akcje promocyjne. Administratorem danych osobowych uczestników takich programów i akcji promocyjnych jest klient Pro.fill, będący organizatorem programu. Pro.fill natomiast przetwarza dane osobowe jako tzw. podmiot przetwarzający, działający w imieniu administratora. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych uczestników programów i akcji promocyjnych obsługiwanych przez Pro.fill są dostępne m.in. na formularzach zgłoszeniowych i w serwisach internetowych poszczególnych programów i akcji promocyjnych.
    Pro.fill – po zakończeniu programu – w niezbędnym zakresie przetwarza jednak dane osobowe byłych uczestników programu w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Pro.fill, wynikających w szczególności z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości, jak również w celu potwierdzenia zdarzeń rodzących konsekwencje podatkowe (dokumentacja dla celów podatkowych). Podstawą prawną przetwarzania jest wykonanie obowiązku ustawowego ciążącego na Pro.fill (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a w przypadku gdy przechowywanie określonej dokumentacji nie wynika z przepisów prawa podatkowego, lecz z przyjętej praktyki podatkowej – prawnie uzasadniony interes Pro.fill (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na wykazaniu prawidłowości rozliczeń (np. kosztów podatkowych) w relacjach z administracją skarbową. Dane osobowe dotyczące uczestników są w powyższym przypadku przetwarzane poprzez ich przechowywanie (na wypadek np. kontroli), z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń. Pro.fill przechowuje dane nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji powyższych celów, tj. – odpowiednio – do czasu, gdy prawo nakazuje przechowywanie danych lub do czasu przedawnienia zobowiązań (należności) podatkowych związanych z realizacją programu lub akcji promocyjnej.
  14. [Przetwarzanie danych osobowych w relacjach biznesowych]

  15. W ramach prowadzonej działalności Pro.fill zbiera i przetwarza dane osobowe w celu nawiązania i utrzymywania relacji biznesowych. Ma to miejsce np. podczas eventów branżowych, spotkań biznesowych, w związku z obsługą zapytań ofertowych czy wymianą wizytówek. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Pro.fill (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakim jest tworzenie i utrzymywanie sieci kontaktów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
    W związku ze współpracą z partnerami biznesowymi (np. klienci, dostawcy), Pro.fill przetwarza dane osobowe osób wskazanych do kontaktu w relacjach z Pro.fill (np. koordynatorzy, osoby decyzyjne). Dane takich osób są przetwarzane przez Pro.fill w celu komunikacji z partnerami biznesowymi oraz podtrzymywania z nimi kontaktów. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Pro.fill (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakim jest komunikacja i utrzymanie kontaktu z partnerami biznesowymi.
  16. [Korespondencja e-mailowa i tradycyjna]

  17. W przypadku kierowania do Pro.fill korespondencji e-mailowej lub tradycyjnej, jeżeli taka korespondencja nie jest związana z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy (podmiotu, w imieniu którego działa nadawca) lub inną umową zawartą z nadawcą (podmiotem, w imieniu którego działa nadawca), dane osobowe zawarte w takiej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja.
    Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Pro.fill (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest prowadzenie korespondencji kierowanej do Pro.fill w ramach jej działalności gospodarczej.
  18. [Przesyłki okolicznościowe]

  19. W przypadku partnerów biznesowych i innych osób, z którymi Pro.fill utrzymuje stałe relacje, Pro.fill może okazjonalnie wysyłać korespondencję okolicznościową, zgodnie z przyjętymi w Polsce zwyczajami (np. kartki pocztowe lub e-maile z życzeniami świątecznymi). Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Pro.fill (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest podtrzymywanie dobrych relacji z partnerami biznesowymi i innymi osobami współpracującymi z Pro.fill.

§ 3. Pliki cookies oraz podobne technologie

  1. Serwis korzysta z plików cookies („ciasteczka”). Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane i przechowywane w urządzeniu końcowym Użytkownika (np. w pamięci komputera czy smartfona). Wykorzystywane są one przede wszystkim do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu, poprawy jakości jego działania, optymalizacji wyświetlania Serwisu pod kątem parametrów urządzenia i przeglądarki Użytkownika oraz do celów analitycznych i statystycznych. Cookies zbierają informacje ułatwiające korzystanie ze strony internetowej – np. poprzez zapamiętywanie odwiedzin Użytkownika w Serwisie i jego ustawień dotyczących przeglądania.
  2. [Rodzaje wykorzystywanych plików]

  3. Administrator wykorzystuje tzw. cookies serwisowe – przede wszystkim w celu ułatwienia korzystania z Serwisu (dostarczania Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną poprzez Serwis) oraz poprawy jakości tych usług. W związku z tym Administrator oraz inne podmioty świadczące na jego rzecz usługi analityczne i statystyczne korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują:
    1. pliki cookies z danymi wprowadzanymi przez Użytkownika (identyfikator sesji) na czas trwania sesji (ang. user input cookies);
    2. pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania (ang. user centric security cookies);
    3. trwałe pliki cookies służące do personalizacji interfejsu Użytkownika na czas trwania sesji lub nieco dłużej (ang. user interface customization cookies).
  4. Serwis korzysta również z zewnętrznych plików cookies służących do analizy skuteczności reklamy Administratora zamieszczanej np. w wynikach wyszukiwania Google oraz plików cookies służących do monitorowania ruchu na stronie internetowej, tj. analityki danych, w tym cookies Google Analytics (są to pliki wykorzystywane przez spółkę Google w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika, do tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania Serwisu).
  5. [Google Analytics]

  6. Google Analytics to narzędzie analityczne dostarczane jest przez Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
    Google Analytics gromadzi własne pliki cookie (związane z urządzeniem, przeglądarką, adresem IP, działaniami Użytkownika) by mierzyć i raportować statystyki interakcji Użytkowników z witrynami lub aplikacjami, które korzystają z tego narzędzia. Google nie wykorzystuje jednak zebranych danych do identyfikacji Użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji.
    Zapisywanie cookies Google Analytics można wyłączyć poprzez odpowiednie ustawienie przeglądarki internetowej. Gromadzenie i przetwarzanie przez Google Analytics danych pozyskiwanych przez cookies może być ponadto zablokowane poprzez pobranie i zainstalowanie specjalnej wtyczki do przeglądarki dostępnej pod adresem: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/. Więcej informacji o Google Analytics można znaleźć pod adresem: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=pl oraz w polityce prywatności Google: www.google.com/policies/privacy/partners/.
  7. [Zgoda na wykorzystywanie plików cookies]

  8. Zapisywanie na urządzeniu Użytkownika plików cookies oraz uzyskiwanie do nich dostępu wymaga zgody Użytkownika. Zgoda Użytkownika nie jest wymagana w odniesieniu do plików cookies niezbędnych do wykonania żądanych przez Użytkownika usług świadczonych drogą elektroniczną (tj. w odniesieniu do takich cookies, bez których Serwis nie działa).
    Użytkownik może udzielić zgody na wykorzystywanie plików cookies m.in. za pomocą ustawień przeglądarki internetowej, z której korzysta. Przeglądarki internetowe z reguły domyślnie umożliwiają przechowywanie plików cookies.
    Użytkownik może za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej określić warunki przechowywania lub uzyskania dostępu do plików cookies i podobnych technologii, w tym może również całkowicie zablokować pliki cookies pochodzące z Serwisu, jak również usunąć zapisane na jego urządzeniu pliki cookies. Możliwe jest także ustawienie automatycznego blokowania plików cookies.
    Zgoda na wykorzystywanie plików cookies może być w każdym momencie wycofana przez Użytkownika (np. poprzez wyczyszczenie historii cookies lub wyłączenie obsługi cookies w ustawieniach przeglądarki).
    Szczegółowe informacje na temat funkcjonalności i ustawień przeglądarki zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
    W razie braku zgody na pliki cookies „serwisowe” Serwis ze względów technicznych może nie funkcjonować w pełni prawidłowo.

§ 4. Narzędzia informatyczne do przesyłania plików

  1. Pro.fill w relacjach ze swoimi klientami korzysta ze specjalnego narzędzia informatycznego służącego do bezpiecznego przesyłania plików – „Prześlij plik”. Aplikacja ta ma charakter wewnętrzny i jest dostępna poprzez wskazany klientowi interfejs www. Aplikacją zarządza Administrator, a jej funkcjonalność polega na umożliwieniu przesyłania plików pomiędzy zarejestrowanymi użytkownikami. Dostęp do aplikacji mają wyłącznie upoważnieni członkowie personelu Administratora i upoważnieni przedstawiciele kontrahentów Administratora, zarejestrowani w aplikacji.
  2. Użytkownik ma dostęp wyłącznie do tych plików, których jest nadawcą lub adresatem.
  3. W ramach aplikacji „Prześlij plik” przetwarzane są dane osobowe zarejestrowanych użytkowników. Dane są przetwarzane w celu bieżącej realizacji i rozliczania umów zawartych przez Administratora z jego kontrahentami. Podstawą przetwarzania danych użytkowników jest niezbędność do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na wykonaniu umowy z kontrahentem Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  4. Administrator zapewnia adekwatne środki bezpieczeństwa danych osobowych znajdujących się w zasobach aplikacji.

§ 5. Okres przetwarzania danych osobowych

  1. Okres przetwarzania danych osobowych przez Pro.fill zależy od rodzaju, celu i podstawy przetwarzania. Dane przetwarzane są:
    1. W przypadku przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (np. nawiązanie relacji biznesowych) – przez okres niezbędny do realizacji tego interesu, chyba że wcześniej zostanie zgłoszony skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych.
    2. W przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane przez czas realizacji i rozliczenia takiej umowy.
    3. W przypadku, gdy dane są przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania wyrażonej zgody, chyba, że dane wcześniej nie będą już potrzebne do realizacji celu, dla którego zgoda została zebrana.
  2. Co do zasady dane przetwarzane są – w zależności od podstawy przetwarzania – przez czas świadczenia usługi, do czasu wycofania wyrażonej zgody, bądź – w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Pro.fill – przez czas istnienia prawnie uzasadnionego interesu Pro.fill lub do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
  3. Okres przetwarzania danych osobowych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub gdy jest to niezbędne do wykazania należytego wywiązania się z obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie ww. okresu przetwarzania dane są usuwane.

§ 6. Uprawnienia osób, których dane dotyczą

  1. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody) oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. w związku z realizacją celów analitycznych i statystycznych).
  2. Powyższe prawa są realizowane zgodnie z przepisami RODO.
  3. Jeżeli Użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, w tym RODO, przysługuje mu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych (w Polsce – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
  4. W zakresie, w jakim dane Użytkownika przetwarzane są na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Pro.fill kanałami kontaktu wskazanymi w § 10 poniżej. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność
  5. z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

§ 7. Odbiorcy danych

  1. W ramach świadczenia usług Administrator korzysta z usług podmiotów trzecich, którym będą ujawniane dane osobowe Użytkowników. Obiorcami tych danych będą:
    1. podmioty odpowiedzialne za obsługę systemów informatycznych, dostawcy usług IT (np. hosting),
    2. podmioty takie jak banki i operatorzy płatności,
    3. podmioty świadczące usługi księgowe,
    4. kurierzy i operatorzy pocztowi,
    5. podmioty powiązane z Pro.fill, które zapewniają dla Pro.fill niektóre usługi w obszarze IT (Redcom sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie).
  2. W przypadku dostawców usług (podwykonawców) świadczących usługi takie jak hosting czy poczta e-mail, przekazanie tym podmiotom danych osobowych przez Pro.fill następuje automatycznie, z chwilą ich pozyskania.
  3. W przypadku uzyskania zgody Użytkownika, jego dane mogą zostać także udostępnione innym podmiotom do ich własnych celów. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora mogą być również ujawniane właściwym organom władzy publicznej (np. sądy, organy ścigania) bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji. Ujawnienie danych następuje jedynie wtedy, gdy istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna (np. przepis prawa nakazujący ujawnienie danych osobowych) oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 8. Przekazywanie danych poza EOG

  1. Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Pro.fill przekazuje dane osobowe poza EOG tylko w uzasadnionym zakresie, z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, zgodnie z przepisami RODO. Do obsługi niektórych procesów w ramach Serwisu i w ramach prowadzonej działalności Pro.fill może wykorzystywać usługi IT świadczone przez podmioty zlokalizowane w USA lub przekazujące niektóre dane do USA (np. usługi Google). Przekazanie danych do USA następuje w ramach programu tzw. Tarczy Prywatności (ang. Privacy Shield). Na podstawie decyzji Komisji Europejskiej ws. Tarczy Prywatności USA zostało uznane za państwo zapewniające adekwatny stopień ochrony danych osobowych do stopnia ochrony obowiązującego w EOG w odniesieniu do podmiotów wpisanych do wykazu podmiotów uczestniczących w programie Tarcza Prywatności.

§ 9. Bezpieczeństwo danych osobowych

  1. Pro.fill na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Pro.fill dba o to, by wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników. W ramach stosowanych przez Pro.fill środków technicznych, połączenie z Serwisem jest szyfrowane.
  2. Pro.fill podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Pro.fill.

§ 10. Dane kontaktowe

  1. Kontakt z Pro.fill jest możliwy poprzez adres e-mail: profill@profill.com.pl, telefonicznie w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00 pod numerem telefonu: +12 296 10 20, jak również pisemnie na adres siedziby Pro.fill: ul. Gromadzka 66, 30-719 Kraków.

§ 11. Zmiany polityki prywatności

  1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.